管理Salesforce用戶看起來不困難，但是今天我們還是會介紹下管理Salesforce用戶的更佳實踐。使用不正確的方法管理用戶和許可證可能導致企業數據完整性出現問題。更佳實踐應用于Salesforce的很多地方，用戶管理的方法也同樣適用。

 

接下來會介紹幾種更佳實踐，還會包括一些被證明有益處的提示和竅門來讓用戶管理變得更加容易。

 

不更新，就禁用!
銷售代表 Bob 離開公司后，新來的Jane接替了Bob的職位，這時用Jane的信息編輯Bob的用戶帳戶似乎是合理的。但這種方法會導致的問題是，Bob在Salesforce中創建或者擁有的任何記錄現在都屬于Jane。表面上看來會認為Jane創建或修改了這些記錄。

 

現在數據完整性問題就出現了。我們不再有Bob在Salesforce中進行的操作的清晰記錄了。

 

現在，讓我們假設Bob的帳戶用Jane的信息更新了。幾個月后，Bob又被重新雇傭了并且需要訪問Salesforce，Jane仍然是一個活躍的Salesforce用戶。這就會產生更大的問題。

 

當一個用戶不再需要訪問Salesforce時，他們的賬戶狀態應該標記為“非活躍”。方法是取消選擇用戶帳戶下的Active選項框。這個操作會做下面三件事：
1、禁止該用戶訪問Salesforce。
2、保護Salesforce數據的完整性。
3、允許將該Salesforce許可證分配給其他用戶。

 

通過Bob和Jane的例子來看，Bob的非激活賬戶可以繼續擁有Salesforce的記錄直到這些記錄轉移到一個活躍用戶為止，Jane也可以擁有一個全新的賬號。Bob重新回到公司后Salesforce管理員只需要選擇Active選項框來重新激活他的Salesforce帳戶。

 

您可能會擔憂許可證問題，其實大可不必。僅僅Active用戶才會被計算到許可證的總數內，而不包括非活躍用戶。

 

在沙盒中取消激活用戶
Salesforce Lightning Edition升級后大部分的沙盒可以平衡遷移，培訓，測試的應用和變更管理。

 

但是當一個用戶在生產環境中被取消激活，該用戶在任意沙盒中并沒有被取消激活。因為這些沙盒包含客戶及其他業務信息，因此使用Partial或者Fully Copy沙盒的企業應注意這個問題。

 

假設用戶需要被迅速的取消激活，這樣訪問該客戶數據的權限可以迅速的被刪除以避免數據在最后時刻被竊取。如果此用戶可以訪問沙盒（特別是部分復制或全部復制的沙盒），管理員也需要在沙盒中取消激活該用戶。沙盒的用戶經常被忽略，而且幾率非常高，因此這已經被證明是竊取數據的有效方法。

 

用簡單的方法標識非活躍用戶
因為不能從Salesforce中刪除用戶，所以非活躍的Salesforce用戶仍然可能擁有記錄。現有的雇員們可能永遠不會再見到該用戶，但在大企業中雇員們可能仍然會認為該用戶是一個激活的雇員。

 

Salesforce管理員可以生成報告并且創建列表視圖來查看活躍的或者非活躍的用戶，同時用戶可以單擊雇員的姓名來確認該雇員的狀況，但是這會引起多次單擊，有些是并不必要的。

 

為了簡化這個流程，在取消激活用戶時，我更傾向于在用戶的名字前添加Inactive單詞。現在，不管是哪個用戶在Salesforce中碰到非活躍用戶，都會馬上知道該用戶不再是活躍用戶了。

 

不要轉移任何記錄
當一個新用戶被添加到Salesforce中或者地區被重新分配了，確定需要轉移的記錄和不能被轉移的記錄非常重要。

 

我們還是繼續以Bob和Jane為例。Jane被招聘來接管Bob所屬的地區，Salesforce管理員應當確保Bob的帳戶是非活躍的，為Jane創建的是一個全新的賬號。

 

Jane現在成為了Bob的記錄的擁有者。需要注意的是，Jane接替了Bob，但是保留Bob對這些客戶所作的操作仍然很重要，因此僅活動記錄需要被轉移。

 

下表列出了一些通用的指南以及核心Salesforce對象的轉移的更佳實踐。

注意不是活躍的并且已經過期的記錄不需要轉移。在我們這個例子里，非活躍的用戶Bob仍然擁有上表“不轉移”列的記錄。他是采取特殊操作來關閉或者更新這些數據的用戶，對于Jane和其他用戶，了解對這些記錄采取操作的用戶非常重要。

 

結果是Jane現在擁有了能夠操作的數據。轉移到她賬號下的所有數據都是Open狀態或是活躍的。因為她僅需要關注這些數據。

 

如果Bob以前擁有潛在客戶想要重新評估你的業務方案的話，Jane可以取得該潛在客戶的所有權并相應的更新狀態。

 

一定要注意轉移記錄取決于您的業務。有時也可能會轉移上表“不轉移”列的某些記錄。如果是這種情況，一定要在某處記錄下這樣做的原因。

 

這個列表不一定是用戶管理更優方法的完整列表，可能還有其他更好的方法。