CRM系統報表和儀表板到底是什么？以Salesforce為例，其CRM系統提供了一套功能強大的報告工具，它們協同工作以幫助您理解和處理數據。這篇文章，我們將詳細介紹這些主題。

一、報表和儀表板
你的業務有問題， Salesforce crm系統中的數據能提供答案。當您被要求構建一個報告時，請求通常以問題的形式出現。問題可能是這樣的：
• 哪些產品是我較暢銷的？
• 誰是我更有價值的潛在客戶？
• 哪些營銷活動是更成功的？
• 我的顧客有多滿意？
……

在構建報表之前，訣竅是接受這個問題--詢問后續問題--編寫需求--將這些需求映射到報告標準。

 

 

例如：現在，您可能正在查看標準列并思考，所有這些意味著什么？關鍵是，你公司的大多數人都會問你類似的問題。下面是一些典型的例子：

• 負責計劃當天電話的客戶經理，他想確定先聯系哪位潛在客戶
• 自去年夏天推出自助服務社區以來，支持經理每月都在分析偏離率【(實際值-理論值)/理論值x100%】
• CEO忙于制定公司的年度計劃，并決定公司下一步的發展方向
 CRM系統中的報表或儀表板可以提供每個團隊成員需要采取行動并實現大目標的洞察力，無論是哪一天、哪一個月或哪一年。你可以把他們的問題翻譯成他們需要的報表或儀表盤。

 

二、什么是報表？
報表的較簡單形式是滿足您定義標準的記錄列表（如機會或帳戶）。但是報表不僅僅是簡單的列表。要獲得所需的數據，可以對記錄進行篩選、分組和計算。您甚至可以在圖表中以圖形方式顯示它們！

例如：當小李向小王詢問哪些產品是暢銷產品時，小王創建了一份報表，其中列出了所有產品的機會列表。然后他：
• 過濾僅顯示本財政年度“活躍”產品的已關閉機會
• 按產品系列分組
• 總計銷售總數

在垂直條形圖中顯示結果，因此小李可以輕松查看結果。這種分析是小王對自己的業務有疑問時將CRM系統作為首選工具的原因之一。銷售高層的每個人都喜歡小王的報表！

通過報表，您可以訪問Salesforce數據。您可以以幾乎無限的組合方式檢查Salesforce數據，以易于理解的格式顯示數據，并與其他人分享見解。在構建，閱讀和共享報告之前，請查看這些報告基礎知識。

當您準備報告您的Salesforce數據時，請記住以下提示：
• 設計良好的報表運行得更快。

• 在構建報表之前，考慮寫下你的報告必須回答的每一個問題。這樣，您的報告肯定會返回您需要的所有數據。

• 報表通過文件夾共享。確保將報告保存在適當的文件夾中。報表文件夾確定如何訪問報表，以及誰可以訪問它們以查看，編輯或管理報表。文件夾可以是公共的，隱藏的或共享的。您可以根據角色，權限，公共組，區域和許可證類型控制誰有權訪問文件夾的內容。您可以將整個組織的文件夾設置為可用，或將其設置為私有，以便只有所有者才能訪問。

在構建第一份報告之前，請熟悉這些功能和概念：
 • 報表生成器：該報表生成器是一種用于創建報表和編輯現有的可視化，拖動和拖放工具。您可以在報告構建器中選擇報告類型，報告格式以及構成報告的字段。

• 字段：一個或多個字段描述每個報告結果。如果您將報表想象為信息表，那么每行都是一個結果，每列都是一個字段。例如，人力資源經理會創建有關員工的報告。每個結果都是一名員工，每個字段都是關于員工的不同信息：名字，姓氏，職稱，開始日期等。創建或編輯報告時，您可以選擇要在報告中包含的字段。為確保報告快速運行，最好只包含所需的字段。

• 過濾器：使用過濾器限制報表返回的數據。過濾器有很多原因，例如將報告重點放在特定數據上，或確保報告快速運行。例如，假設您的報告返回公司中的所有案例，但您只想查看已打開并分配給您的案例。過濾所有者字段和狀態字段上的報告。在報表生成器中添加過濾器。在Salesforce Lightning Experience中，您也可以在閱讀報告時添加，編輯或刪除過濾器。

• 報告類型：該報告類型支配哪些字段在您的報告中。例如，“文件和內容”報告包含類似的字段文件ID， 文件名，和 總下載量。帳戶報告包含類似的字段帳戶ID， 用戶名，和 電話。創建報告時要做的第一件事是選擇報告類型。

• 報告格式：該報告格式指定你的報告結果是如何布局。可能的格式是表格，摘要，矩陣或連接。

 1.建立一個報告：當你對CRM系統的數據有疑問時，比如“上個季度我們在東南地區賺了多少收入?”、“哪個線索生成渠道創造了更多的贏單?”，或“所有未結案件的平均年齡是多少?”，寫一份報告來得到答案。下圖顯示在 Salesforce Classic 中構建報表：

 

2.在運行頁面中自定義報表視圖：在運行頁面中查看和分析報告記錄時，請使用Salesforce Lightning Experience功能。

 

3.過濾報告數據：如果你的報告提供的數據比你需要的多怎么辦？使用過濾器縮小報表，直到它只顯示您想要的數據。

4.預定并訂閱報告：預定并訂閱報表，并接收通知，使您了解您更關心的指標，而不必手動運行報表。在Salesforce Classic中，您可以指定觸發報表通知的條件。

 

5.導出報表并將其連接到其他工具：導出或連接報表到另一個工具，例如Quip，以處理Salesforce之外的報表數據。

 

6.組織報告：通過將報告分類到文件夾中并刪除未使用的報告，讓您的報告觸手可及。如果有很多報告，可以使用search字段找到所需的報告。

 

7.報告限制和分配：在報告數據時，請注意限制和分配。

8.診斷報告：使用該技巧來幫助解決在處理報告時出現的問題。

三、什么是儀表板？
儀表板是組織中記錄的關鍵指標和趨勢的直觀顯示。儀表板組件和報告之間的關系是1：1；對于每個儀表板組件，都有一個源報告。但是，您可以在單個儀表板上的多個儀表板組件中使用相同的報告（例如，在條形圖和餅圖中使用相同的報告）。您可以在單個儀表板頁面上顯示多個儀表板組件，創建強大的可視化顯示以及使用通常具有共同主題（如銷售績效或客戶支持）的多個報表的方式。

每個儀表板都有一個正在運行的用戶，其安全設置決定了哪些數據要顯示在儀表板中。如果正在運行的用戶是特定用戶，則所有儀表板查看器都會根據該用戶的安全設置查看數據 - 無論他們自己的個人安全設置如何。因此，您需要明智地選擇正在運行的用戶，以免打開太多的可見性。例如，將銷售經理設置為其團隊的排行榜的運行用戶。這允許她的團隊成員查看他們各自團隊的排行榜，而不是其他團隊。

動態儀表板是儀表板，正在運行的用戶始終是登錄用戶。這樣，每個用戶根據他或她自己的訪問級別查看儀表板。如果您擔心訪問太多，可能需要使用動態儀表板。

儀表板可幫助您直觀地了解不斷變化的業務條件，以便您可以根據報告收集的實時數據做出決策。使用儀表板幫助用戶識別趨勢，挑選數量并衡量其活動的影響。在構建，閱讀和共享儀表板之前，請查看這些儀表板基礎知識。

在準備使用儀表板策劃Salesforce數據時，請記住以下提示：
• 報告提供儀表板中顯示的所有數據。儀表板可以顯示來自多個報告的數據。

• 刷新儀表板時，必須運行所有數據提供報告。如果報告需要很長時間才能運行，那么儀表板也會執行。

• 儀表板通過文件夾共享。與報告一樣，任何擁有保存儀表板的文件夾權限的用戶也可以訪問您的儀表板。確保將儀表板保存在適當的文件夾中。

在創建或閱讀儀表板之前，請先熟悉這些功能和概念。
 • 儀表板編輯器：是一種可視化的拖放工具，可用于創建儀表板和編輯現有儀表板。儀表板編輯器是您添加，編輯和排列儀表板組件的位置。

• 組件：儀表板由組件組成。每個組件都包含一個圖表或指標，用于顯示一個報告中的數據。不同組件可以顯示來自不同報告的數據。

 • 運行用戶：在crm系統中，不同的用戶具有訪問數據的不同權限。儀表板只顯示儀表板的運行用戶可以訪問的數據。例如，假設您正在查看描述潛在客戶的儀表板。Emily是一位銷售運營經理，他看到了所有潛在客戶，而Marcus是一位直銷專家，只看到他所擁有的潛在客戶。如果Emily是儀表板的正在運行的用戶，則儀表板會顯示有關crm系統中所有潛在客戶的數據。如果Marcus是正在運行的用戶，則儀表板僅顯示有關Marcus擁有的潛在客戶的數據。

 1.構建儀表板：當您準備與同事共享crm系統數據時，請構建儀表板。儀表板允許您使用圖表，表格和指標來管理報表中的數據。如果您的同事需要更多信息，那么他們可以查看儀表板的數據提供報告。

 

2.過濾儀表板：儀表板過濾器使得從單個儀表板提供不同的數據組合變得很容易。您不需要為不同的用戶設置單獨的儀表板—為每個組提供一個對他們有意義的過濾器。當您在儀表板上使用篩選器時，下次訪問儀表板時將再次顯示篩選后的視圖。

 

3.動態儀表板：假設你的銷售人員只能看到他們自己的機會，但是你想回顧上個季度關閉的所有機會。創建一個儀表板，讓人們像您(或任何其他人)一樣查看儀表板。當你的銷售人員打開儀表板時，他們看到的是關于所有機會的信息，而不僅僅是他們的機會。(他們在crm系統中的數據訪問保持不變。他們只能在你的儀表盤上看到更多的數據。)

4.訂閱或預定儀表板：設置自動儀表板刷新，并通過電子郵件按照您設置的計劃接收刷新的儀表板結果。如果你的新一周工作以回顧你的銷售概況儀表盤開始，請通過訂閱儀表板加快您的工作進程。訂閱后，您可以在每周一早上8:00自動刷新，按照你設定的時間表通過電子郵件接收刷新后的儀表盤結果。

5.鏈接Salesforce Lightning Experience中的儀表板組件：銷售概述儀表板是團隊在機會上進行協作的好方法，因為它提供了一個完整的管道圖。儀表板組件已經鏈接到源報告，因此您可以獲得更多的詳細信息，但是如果您已經準備好采取行動怎么辦?下圖顯示將儀表板組件鏈接到網站或 Salesforce 記錄：

 

6.使用儀表板：單擊儀表板的名稱以運行它。儀表板圖表是交互式的，因此請務必將鼠標懸停并單擊以獲取更多信息！從刷新儀表板數據到共享儀表板組件，有很多方法可以使用儀表板來保持自己和團隊的信息和協作。

 

7.組織儀表：通過將儀表板嵌入crm系統，打印或刪除不再需要的儀表板，使儀表板觸手可及。

 

8.儀表板限制、限制和分配：在為數據構建儀表板時，請注意這些限制和分配。

9.為什么我的儀表板不顯示我期望的數據：如果您沒有看到預期的數據，請刷新最新數據，檢查您是否擁有正確的運行用戶，并驗證儀表板數據源。

10.為什么不能在儀表板組件中使用報表：大多數報告都可用作儀表板組件中的數據源，但有些報告不受支持。您通常可以編輯不受支持的報告，使其與儀表板組件兼容。

四、什么是報表類型？
Salesforce 報表類型類似于使報表更容易的模板。報表類型確定在創建報表時哪些字段和記錄可用。這是基于主對象及其相關對象之間的關系。例如，使用“聯系人和帳戶”報告類型，“聯系人”是主要對象，“帳戶”是相關對象。

報表只顯示符合報表類型中定義的標準的記錄。Salesforce crm系統提供了一組預定義的標準報告類型。沒有看到所有你想要的字段？您可能需要創建自定義報表類型。

 例如，小李在Chatter上詢問小王哪些城市的線索最多。小王可以通過根據Leads標準報告類型創建潛在客戶報告來查找。但是，如果小李只想要“活躍”的潛在客戶，那么潛在客戶標準報告類型并不能完全解決問題，因為它會返回所有潛在客戶（包括有“活躍的”和“不活躍的”）。不過，小王并不擔心！他知道他可以創建一個名為“活躍的線索”的自定義報告類型，它使用線索作為主要對象，將“活躍”作為相關對象，只返回的“活躍的線索”。