大數據時代，數據產生的價值越來越大。但企業真正從數據中取得預期效果的少之又少，這是為何？其中的一個重要原因就是數據質量問題。因此越來越多企業開始利用CRM系統以期獲得更條理清晰、經絡分明的數據結果，但由于數據質量管理是貫穿數據整個生命周期的，所以你應該根據數據的各環節來保證CRM軟件的數據質量。

數據質量差是許多 CRM系統的一大禍害，通常是由于數據管理不善造成的。這是一些銷售人員完全避開使用 CRM軟件的幾個原因之一。不準確或缺失的數據會惹惱用戶并阻礙操作。當員工尋找丟失的細節或正確的記錄時，這不僅浪費了時間，而且它的不準確性降低了你在CRM系統投資上的回報。

相比之下，干凈的數據可以讓您的 CRM 系統順利運行。它并不能保證您會實現所有銷售目標——這取決于您——但至少 CRM軟件會按預期工作。這意味著聯系人和潛在客戶資料的詳細信息是新的，管道活動反映了交易進度，正確地映射了銷售流程，并且可以自信地預測未來的業績。換句話說，干凈的數據對于您的CRM系統按預期執行至關重要。

“進垃圾，出垃圾”這句話適用于很多事情，包括您的客戶數據。干凈的數據（換句話說，意味著可用的數據）從它輸入系統的方式開始。當然，我們并不總是有從頭開始的好處。不要擔心。怡海軟件將與您分享CRM 軟件數據管理指南。

1.數據采集和存儲
需要實時記錄、采集、存儲和更新CRM系統中的數據：內容可以包括如客戶數據、產品數據、人員數據、服務數據等各種數據。數據應該是趨向于完整、規范、一致、準確、唯一和有關聯的。
 

建立命名約定：數據輸入中的一個常見問題是同一類型的信息可能需要多次迭代。通過創建員工可以將數據正確輸入到 CRM軟件 的標準來避免這種情況。可能有許多與您的特定行業或領域相關的命名約定。這些應該寫下來并分發給所有使用 CRM 的員工。

建立數據錄入規則：知道在輸入新數據時使用哪種格式是維護數據完整性的一大步，但這不是唯一的一步。重復記錄是每個 CRM軟件 的一個問題，并且在從第三方應用程序導入數據時或由于疏忽而經常發生。您可以實施一些實踐來緩解這種情況，如在添加名稱之前搜索名稱或使用部分詞搜索。

CRM系統管理員的努力：CRM系統管理員可以進行一些更改，以減少不良數據輸入或錯誤標識的可能性。根據CRM軟件，以下選項可能是可用的：

• 避免自由文本字段。用戶必須手動輸入的數據越多，出錯的可能性就越大，即使您的命名約定副本可用。相反，請盡可能使用下拉菜單或多選字段。
• 必填字段。CRM 系統管理員可以在保存記錄之前將特定字段設為必填字段。確切的字段可能因記錄而異。例如，聯系人可能需要姓名、電話號碼和電子郵件地址。潛在客戶也可能需要公司。交易可能需要價值或狀態。必填字段允許您確保所有保存的記錄都具有最低級別的數據。
• 驗證規則。這些是強制執行特定數據輸入格式的規則。格式不正確會提示錯誤信息。例如，如果記錄將賬單國家/地區列為“中國”，則手機號碼必須采用11位數格式。未能輸入正確的位數將導致在糾正錯誤之前無法保存記錄。
 • 工作流規則。工作流規則比驗證規則更靈活：如果某個短語的某個迭代輸入到 CRM軟件，它們允許自動字段更新。您可以設置一個工作流程，用您喜歡的命名法替換輸入錯誤的條目。

盡職調查：如果找到現有記錄，員工應適當更新現有記錄，而不是為同一個人或組織創建新記錄。盡職調查對維護干凈的數據大有幫助。

2. 審核數據

說明您的數據：貴公司用來與客戶互動的所有工具中都存儲了數據資產。同樣，可能有大量信息可以存儲在您的 CRM系統中，但事實并非如此。有一個過程可以說明您在不同位置的數據。

• 識別公司數據資產。瀏覽您公司的應用程序并確定哪些應用程序包含客戶數據。這包括以前的 CRM 系統、電子商務軟件、電子郵件列表、舊電子郵件帳戶、社交媒體和 Excel 表格等。
• 采訪關鍵數據處理人員。無需采訪每一位員工，而是從處理數據的團隊領導和經理那里了解數據的使用方式、數據所在的位置以及他們可能遇到的數據問題。
• 優先處理數據。確定哪些數據點提供更大的商業價值。基于網頁的公司可能會看重電子郵件地址，內部銷售團隊可能會優先考慮電話號碼，擁有強大數字營銷影響力的企業可能會看重社交媒體關注者。
 • 跟蹤您的數據是如何被使用的。確定數據在日常運營中的使用方式、存儲位置、哪些員工需要訪問哪些類型的數據以及第三方應用程序之間交換的類型。確保數據可用于數據可以產生商業價值的操作。

考慮到您的數據資產以及哪些員工與他們進行哪些操作交互，您可以進行更好的控制，以確保傳入的數據盡可能干凈和合理。

創建重復數據刪除規則：您的 CRM 軟件幾乎不可避免地會積累重復記錄。無論是通過合并還是刪除記錄，員工在刪除重復項時都可以遵循某些規則。
• 行動前檢查。 兩個具有相同名稱的記錄不足以合并或刪除它們。某些名稱很常見，即使在同一個城市中也是如此。企業也可以有非常相似的名稱。每個用戶都有責任確保他們不會無故更改記錄。
• 合并比刪除好。同一記錄的多個實例可能具有不同的電子郵件地址或電話號碼。聯系人或領導（尤其是組織）可能有多個聯系人。與其刪除它們，不如將所有聯系點關聯到同一記錄。
 • 如有疑問，請詢問。CRM系統記錄通常與所有者相關聯 - 將它們添加到帳戶的原始用戶。當遇到重復記錄，其中一個屬于另一個用戶時，在采取行動之前ping另一個用戶以確認詳細信息。

以一致的方式刪除數據與以一致的方式輸入數據一樣重要。用戶在刪除具有有形商業價值的數據時應特別謹慎，例如電子郵件地址、電話號碼或社交媒體賬戶。

根據數據錄入的速度安排數據審計：如果多個用戶每天都在添加潛在客戶并更新聯系人記錄，則您需要更頻繁地安排審核。即使 CRM系統的使用速度相對較慢，審計也不應該太少。由于聯系人的詳細信息可能會更改，因此您需要相應地更新您的客戶記錄。

3.維護和優化數據
使用CRM系統的數據，要在確保數據準確性、一致性的同時。企業還需對系統數據進行維護和優化。企業要想用好CRM軟件是需要投入時間、金錢以及精力的，這樣才能有效的確保企業的投資能夠有更佳的回報。

過濾搜索功能：CRM軟件 記錄的一個常見問題是缺少字段。某些類型的客戶數據比其他類型的客戶數據具有更大的商業價值。CRM系統的搜索功能包括允許您搜索空字段的過濾器，允許您繪制缺少關鍵數據的記錄列表。例如，在所有記錄中搜索電子郵件地址等于“空白”的人會發現有多少人缺少該聯系方式。通過記錄所有者進一步過濾列表，您可以將更新記錄的任務分配給適當的團隊成員。

批量修改：批量編輯結合分段工具允許用戶更新缺少通用或通用信息的記錄，例如國家或美國州。可以根據各種標準對記錄進行分段和批量編輯，而不僅限于其中的聯系方式。例如，記錄可以按所有者搜索或交易可以按狀態過濾。

合并或刪除記錄：當發現重復項時，最終用戶應通過比較重復項或詢問記錄所有者的意見，對記錄是否保留商業價值進行適當的盡職調查。

您可以通過某些方式查看現有客戶數據并自行清理 CRM軟件。請記住，這不是一次性的做法。數據自然會降級：員工離職，客戶更改電話號碼或地址，職位變化。數據完整性的一種衡量標準是準確性，除了主動更新我們知道已更改的單個記錄外，我們還可以通過以上方式維護CRM系統中的數據。

4.數據范圍權限
角色權限及問責制對于改進績效幫助不小，決定了操作人員在CRM系統中可以錄入、修改、刪除哪些數據，看到哪些數據，下載哪些數據。如：
• 超級管理人員可以查看全部數據（且能執行所有操作）；
• 部門管理者可以查看和操作本部門和下屬部門中的人員所創建和擁有的數據；
• 一般權限只能查看或操作歸屬為自己或他人共享給自己的數據。

通過制定數據質量范圍權限，使相關人員明確在數據產生、存儲、應用整個生命周期中包含的工作內容和工作流程，形成校內統一管理體系。為了提高數據質量，必要時可以建立數據質量績效考核，檢驗數據的質量。

5.提高團隊的認識
提高思想認識：在數據各環節流轉中，大多是由于人員執行度低、操作不當、管理缺陷等因素而引起的數據質量問題。由于數據質量管理是貫穿數據整個生命周期的，各企業高層已經意識到數據質量的重要性，但是并沒有將數據治理提到戰略高度。提高數據質量是一個系統工程，需要管理層、系統使用人員、系統管理員多方協作才能進行。因此應該讓他們意識到數據質量的重要性，首先要從上到下全面提高思想認識，保證在CRM軟件建設、運行、維護各個環節都能重視數據質量。

培訓您的團隊：準備好數據計劃后，您需要將這些規則傳播給您的團隊。根據您團隊的規模和他們的相關技術經驗，這需要進行一次或多次培訓以熟悉數據管理規則。

• 創建文檔。一旦建立，您的命名約定、數據輸入和重復數據刪除規則應被記錄并傳播給員工。提供數字和模擬副本以確保不會被忽視。
• 新員工入職。新員工也應該使用貴公司的數據輸入協議進行培訓。這甚至可能超越CRM軟件。在可能的情況下維護跨平臺的數據管理實踐是有幫助的，所以一般的新員工培訓仍然應該收到上述文檔。
 • 培訓現有員工。舉行會議和培訓研討會，明確目的是讓員工熟悉數據管理協議。如果會議由涉及 CRM 系統管理員或經驗豐富的 IT 人員的指導委員會領導，這會很有幫助。舉行會議和培訓研討會，目的是使工作人員熟悉數據管理規程。

數據管理計劃需要特別是普通人的支持才能成功。作為經常輸入數據的人，清理 CRM 軟件數據的任何努力都取決于他們。

較新的或專門的CRM系統，如Salesforce通常包含一些特性，這些特性使數據管理比過去容易得多，從自動豐富配置文件到溝通日志，再到內置的數據完整性報告。如果您正在尋找銷售自動化解決方案，請聯系我們。